1. GENERELT
Utstilleren plikter å følge dette reglementet, heretter kalt Reglementet, og blir erstatningspliktig for all skade som skyldes ham eller folk i hans tjeneste, faste eller tilfeldige som han har gitt adgang til messelokalene. Det samme gjelder skade forårsaket av gjenstander, innretninger, o.l. som utstilleren svarer for. Videre er utstilleren ansvarlig for at han selv og folk i hans tjeneste, faste eller tilfeldige, kjenner innholdet i Reglementet samt at standens oppbygging, dekorering og virksomhet er i henhold til myndighetenes og utstillingens særlige krav.
Myndighetenes og arrangørens anvisninger må følges nøye. I de tilfeller det er nødvendig, har Volda Bilmesse rett til å koble seg til husets faste installasjoner på den enkelte utstillers stand for levering på nabo stands.For søknad om dispensasjon der dette er nevnt i Reglementet, er fristen minimum 5 uker innen første innflyttingsdag for messen. Fristen er satt for å gi nødvendig tid til varsling av nabostand og saksbehandling. Ved eventuell søknad om dispensasjon skal det i søknadens overskrift angis hva dispensasjonen gjelder. Elektrisk kraft, tele og data, vann, trykkluft og avløp er kun tillatt benyttet på den bestillende utstillerensstand.
2. REGLEMENTET GJELDER OGSÅ FOR ARRANGØRER
Arrangører som gjennomfører arrangementer på Volda Bilmesse sin eiendom er også bundet av Reglementet, og har de samme forpliktelser overfor Volda Bilmesse som her er angitt for utstillere overforarrangør. Volda Bilmesses ansvarsfraskrivelser overfor utstillere gjelder også overfor arrangører.
3. FRITTLIGGENDE STAND
Frittliggende stand (fire åpne sider). Det er ikke tillatt å dekke til mere enn 30 % av hver åpen side på standen, uten arrangørens samtykke. Stands med fire åpne sider blir ikke bygget med vegger eller frontbord fra arrangørens side, men forutsettes bygget i sin helhet av utstilleren selv. Arrangements skisse må sendes arrangøren for godkjennelse før byggearbeidet kan påbegynnes.
4. VEGGSTAND
Veggstand er en stand med en, to eller tre åpne sider. Det er ikke tillatt å dekke til mere enn 30 % av hver åpen side på standen, uten arrangørens samtykke. Disse stands blir av arrangøren bygget opp med side- og bakvegger. De nevnte vegger er obligatorisk og inkludert i standleien. Eventuelle avvik vil fremgå av påmeldingsskjemaet med betingelser. Utstillere må være forberedt på at nabostands med felles grense kan bygge sin vegg inn til denne. Dekorasjoner, tekster o.l. må festes slik at standutstyret ikke skades. Tape må fjernes etter bruk. Eventuelle rester av tape fjernes for utstillerens regning. Det må ikke spikres, stiftes eller skrues i platene. Plater og aluminiumprofiler med hakk, hull eller stygge merker må erstattes av utstilleren.
5. VEGGSTAND MED ANNET SYSTEM
Ønsker en utstiller med veggstand å benytte et annet byggesystem enn det tildelte på sin stand, må dette meldes skriftlig til arrangøren innen en måned før utstillingen åpner. Bruk av annet system enn det til delte må i sin helhet bekostes av utstilleren, og medfører ingen reduksjon i standleien.
6. UTESTAND
Utestand bygges i sin helhet av utstilleren. Plassering av utestands er merket på bakken med malte kryss i hjørnene. Grunnen består av asfalt eller betongstein. Det er ikke tillatt å bore eller grave i grunnen.
7. STANDBYGGING I 2 ETASJER OG OVERBYGDE STANDS (TAK)
Standbygging i 2 etasjer og overbygging av stands vil kun bli innvilget på spesielle vilkår og etter skriftlig søknad til Volda Bilmesse.
8. BYGGE- OG DEKORASJONSHØYDE, SEIL OG BANNERE
Bygge- og dekorasjonshøyde for stands er maksimalt 2,5 meter. Etter søknad til Volda Bilmesse kan det bli gitt anledning til å bygge vegger og dekorasjoner eller henge seil og bannere i større høyder fra gulvet enn 2,5 meter. Søknaden bør inneholde målsatte standtegninger og angivelse av byggematerialer, samt skriftlig godkjenning fra tilstøtende nabo stands. Søknaden må være Volda Bilmesse i hende senest 5 uker innen innflytting starter. Seil, banner og dekorasjoner skal være i henhold til DIN 4102 B1 standarden (Vedrørende brannklassifisering, flammesikkerhet og drypp).
9. OPPHENG I TAK
Oppheng i tak må bestilles særskilt via e-post til arrangør av Volda Bilmesse. Det er kun arrangørens egne godkjente firma som har tillatelse til å montere hengende last i husets faste anlegg. Vær oppmerksom på at flere opphengs punkter kan være påkrevd for å oppnå ønsket plassering av opphenget.Lys, studio- og scenerigger i tak. Alt utstyr som henges i tak må være godkjent etter gjeldende norske lover og regler. Utstyret skal følge Arbeidstilsynets Maskinforskrifter (best. nr.522) og Arbeidstilsynets. Bruk av maskinutstyr (best. nr. 555). Det må kunne forevises dokumentasjon og/eller sertifikater på godkjennelse inneværende år. Utstyr som ikke har denne dokumentasjonen tillates ikke brukt i Volda Bilmesse sine lokaler. Se også punkt 8 (Bygge- og dekorasjonshøyde, seil og bannere).
10. HØYE UTSTILLINGSGJENSTANDER
Hvis utstilleren ønsker å stille ut gjenstander som krever større høyde enn 2,5 meter, må vedkommende i god tid før utstillingen kontakte Volda Bilmesse for å få tilpasset plasseringen av de(n) høye gjenstanden(e) i forhold til nabostands. Volda Bilmesse kan på fritt grunnlag nekte utstilling av gjenstander som krever større høyde enn 2,5 meter.
11. FRIE RØMNINGSVEIER/GANGSONER
Det er ikke tillatt å bygge eller plassere stands eller utstillingsmateriell utenfor tildelt standområde, og stands som har nødutganger i umiddelbar nærhet eller i tilknytning til standarealet må tilpasse standen slik at frie rømningsveier sikres.
12. GULVET
Gulvet i utstillingshallene er et idrettsgulv med teppefliser oppå. Bruk av tape på teppeflisene eller vegger skal på forhånd være godkjent av Volda Bilmesse. Tape på gulv må fjernes av utstilleren innen demonteringstidens slutt. Fastbolting av maskiner eller dekorasjonselementer i gulv, vegger, søylereller tak er ikke tillatt. Ved behov for større laster skal skriftlig søknad sendes Volda Bilmesse i god tid før messen. Enhver kostnad til nødvendige forsterkninger o.l. må bekostes av utstilleren. Volda Bilmesse forbeholder seg rett til å avvise spesielt tunge utstillingsgjenstander.
13. FORANDRINGER I HALLENE
Forandringer i hallens innredning og anlegg er strengt forbudt. Bolting i gulv, vegger, søyler og tak er ikke tillatt. Ved inn- og uttransport av varer må ytterste forsiktighet utvises. Gulvene må beskyttes mot oljedrypp. Eventuell skade som påføres hallene, bygningens innredninger eller idrettsgulvet av utstillere, og som ikke er utbedret innen demonteringstidens slutt, vil bli utbedret for utstillers regning.
14. BYGNINGSMYNDIGHETENE
Dersom det i standoppbyggingen inngår høye podier, konstruksjoner som belastes med tungt gods eller lignende, skal det på forhånd innhentes godkjennelse fra bygningsmyndighetene eller godkjent kvalifisert konsulentfirma (RIF-medlem) innhentes. Utstilleren er ansvarlig for søknaden og sender komplett kopi til Volda Bilmesse. Dokumentasjon skal til enhver tid forefinnes på standen, og på forespørsel fremvises til Volda Bilmesse.
15. BRANNFORSKRIFTER
Nedenfor siteres de punkter i Brannvesenets bestemmelser som gjelder stands, paviljonger og dekorasjoner i messeanlegget:
1. Brennbare provisoriske innredninger, dekorasjoner og tepper skal være impregnert mot antennelse.
2. Lett antennelige og ildsfarlige saker må ikke oppbevares eller nyttes i lokaler uten Volda bilmesse sin spesielle tillatelse.
3. Selvantennelig avfall må kun oppbevares på steder som er godkjent av Volda Bilmesse (rød søppeldunk med lokk plassert på utsiden av hovedporten).
4. Røking og bruk av ild og åpen flamme i lokalene er forbudt. Stoffer spent direkte på vegger må være i henhold til DIN 4102 B1 standarden. Bruk av halm, isopor, papir, papp, strie og annet lett antennelig materiale i dekorasjon tillates ikke uten Volda Bilmesse sin spesielle tillatelse. Er man i tvil om tolkning av disse bestemmelser, må man – for ikke å risikere at brannvesenet forlanger fjerning – undersøke spørsmålet ved direkte henvendelse til Volda Bilmesse.
BENSIN: Det er ikke tillatt å oppbevare bensin på kanner eller fat i utstillingsområdet. Utstillerne må gi separat melding til arrangøren om plassering av biler, motorsykler o.l. på standen.
NØDUTGANGER: Det er ikke lov å sperre nødutganger.
RØMNINGSVEIER: Det er ikke lov å sperre rømningsveier. I rømningsveiene er det ikke tillatt å henge opp plakater og lignende som kan hindre fri sikt til nødutgangskilt eller som ved brann kan falle ned.
BRANNPOSTER: Brannposter skal være lett tilgjengelige og synlige. Det er ikke tillatt å dekke til eller blokkere disse postene. Brannposter kan være brannslanger, håndslukkere eller brannmeldere. Brannslanger kan ikke benyttes av utstiller uten skriftlig godkjenning av Volda Bilmesse.
RØYKING: Det er ikke tillatt å røyke i messehallene. Så vel i oppbyggings- som utstillingsperioden er brannbelastningen i messehallene stor og bruk av ild i enhver form er forbudt.
VARME ARBEIDER: Hvis det er aktuelt med varme arbeider må slikt arbeid ikke påbegynnes før skriftlig tillatelse er gitt av Volda Bilmesse. Sveisegnister kan sette fyr på 10 meters avstand og selv kalde gnister kan ha en temperatur på over 500 grader C.
BRANNMELDERE (BM) OG BRANNSLANGER: Må ikke blokkeres.
16. GASS – TRYKKFLASKER
Det er ikke tillatt med trykkbeholder for kategori 1 og 2 gass (eks. LPG (propan, butan eller blandinger av disse), Hydrogen, LNG (flytende naturgass), Biogass, Acetylen) inne i hallene. Dette gjelder også biler eller maskiner med gass som drivmiddel.
Unntak:
Butan/propan gassbeholdere (små) for salg fra stand (skal ikke tennes!), kan oppbevares i messeområdet i åpningstiden (i moderate mengder som utstilleren kan bære ut ved en brannalarm).Ved brannalarm plikter utstiller å sørge for at gassbeholderne fjernes fra messeområdet.Ved messens stengetid skal utstilleren sørge for at gassbeholderen(e) bringes ut og fjernes fra området.
17. BRANNIMPREGNERING AV STOFFER OG SEIL
Utstilleren er ansvarlig for at alle stoffer spent direkte på delevegger eller henger fritt, er forskriftsmessig brannimpregnert. Det som skal henges opp skal følge DIN 4102 B1 standarden. Utstilleren er forpliktet til å informere dekoratør og andre underleverandører om gjeldende brannforskrifter samt å påse at disse overholdes. Dokumentasjon skal forefinnes på stand.
18. TERMINER OG TILBAKEHOLDSRETT
Monterings- og demonteringstider må strengt overholdes for ikke å hindre fremdriften for andre utstillere.Etter demonteringstidens slutt blir hallene ryddet. Eventuelt gjenglemt utstyr blir fjernet og oppbevart av utstillingens faste speditør for utstillerens regning og risiko. Volda Bilmesse har tilbakeholdsrett i eiendeler etterlatt av utstilleren, til sikkerhet for krav mot utstilleren i anledning utstillingen.
19. ADGANGSKORT OG UTSTILLERKORT
Monterings-/demonteringskort og eller utstillerkort blir distribuert særskilt til hver utstiller (hvis aktuelt/nødvendig). Disse må utstilleren sørge for å fordele til de som engasjeres til bygging, montering og dekorering av egen stand og betjening. I monterings- og demonteringstiden må personell som arbeider på stands uoppfordret vise monteringskort ved inngang til messeområdet. Utstillerkortene, som også vil tjene som legitimasjonskort må være fylt ut for å være gyldig. Overdragelse av kort til andre er ikke tillatt.
20. ARBEIDSTILSYNET/ARBEID I HØYDEN
Så vel i oppbyggingstiden som i utstillingstiden skal Arbeidstilsynets regler for bruk av kjemikalier,maskiner og verktøy, herunder støv og støy, overholdes. Elektriske sager, freser o.l. må kun benyttes med støvsuger/oppsamler. Ved arbeider i høyden skal underliggende område sikres, enten ved vakthold eller sperring.
21. INNKJØRING OG VEKTBEGRENSING
Kjøring av biler inne i messehallen skal kun foregå etter avtale og på henvisning fra representant for Volda Bilmesse. Det er av største betydning at alle forholder seg til de innflyttingstidspunktene arrangøren fastsetter.
Det er en vektbegrensning på 3.0 tonn per kjøretøy i hallen av hensyn til idrettsdekket. Eventuelle avvik fra dette må avtales særskilt med arrangør, og henvendelse kan rettes via arrangement@kfumvolda.no.
Kjøretøy over 2 500 kr må parkeres på stand på 80 x 80 cm, 18 mm tykke, finerplater for å sørge for vektfordeling når bilene står parkert av hensyn til idrettsdekket. Disse vil gjøres tilgjengelige av arrangør.
22. TRANSPORT, MONTERING, PAKKING M.V.
Utstilleren må som utgangspunkt selv sørge for all transport, montering, demontering, oppbevaring,pakking og bortkjøring av egne varer, utstyr og dekorasjonsmateriell. Alt gods til utstilleren må være godtmerket med mottakers og arrangementets navn samt standnummer. Veiadressen er Joplassvegen 1, 6103 VOLDA. Volda Bilmesse har begrenset mulighet for å lagre utstillermateriell utenom den tidsperiode som er satt av til messen, og bistand i forhold til mottak/sending må avtales spesielt med Volda Bilmesse god tid i forkant.
23. LAGRING AV EMBALLASJE
Lagring av emballasje kan bestilles hos Volda Bilmesse for de utstillere som ikke selv har anledning til å ta vare på sin emballasje i messeperioden, og kan etter avtale lagres i Volda Bilmesse sin garasje under hallen. Lagring av emballasje er ikke tillatt i utstillingshallene. Emballasjen må merkes godt.
24. LEVERINGER I UTSTILLINGSTIDEN
Leveringer til stands må av hensyn til publikum skje før messen åpner for publikum. I utstillingstiden (dvs.fra utstillingen åpner til demontering kan begynne) er det forbudt å fjerne utstilte gjenstander eller dekorasjonselementer fra området.
25. BILPARKERING
Det er gratis parkering ved hallen og i området rundt, men for å sikre best mulig forhold til publikum parkering er det ønskelig at utstillere kjører ned i garasjen og parkerer lengst inne i den.
26. VAKTHOLD OG FORSIKRING
Arrangøren besørger vanlig vakthold fra monteringstidens start til demonteringstidens slutt, men påtar seg intet juridisk ansvar for skade eller tap i tilknytning til de utstilte varer, utstyr eller utstillerens eller tredjemanns person eller eiendeler. Utstillere må selv dekke alle nødvendige forsikringer for skade på eget gods, og for mulig ansvar for skade på tredjemanns person eller eiendom, herunder også Volda Bilmesse sin eiendom. Utstilleren er ansvarlig for varer og tjenester bestilt til standen. Eventuelle erstatningskrav mot Volda Bilmesse må fremmes straks, og senest innen messen stenger. Volda Bilmesse er uansett ikke erstatningsansvarlig for utstillerens eventuelle indirekte tap. Utstiller er ansvarlig for betaling for leveranser til standen, enten leveransen(e) er bestilt av utstiller eller utstillers leverandør.
27. RENGJØRING
Rengjøring av innendørs og utendørs publikumspassasjer og vanlig daglig renhold toaletter og fellesområder besørges av arrangøren, men det vil ikke bli rengjort på de enkelte stands uten etter avtale/utstiller ber om det. Daglig renhold omfatter støvsuging av gulv samt tømming av papirkurver. Søppel legges i egne søppelspann som er satt ut i hallen, og det er også containere for avfall ved hallen som utstillere kan benytte (skal sorteres). Rivingsmaterialer fra byggerier herunder heldekkende tepper, må utstilleren (standbygger) selv besørge bortkjørt.
28. ELEKTRISK LYS OG KRAFT
Hver stand vil i utgangspunktet bli forsynt med et 230V/16A kontaktpunkt som man selv kan fordele på sin stand. Det er mulig å bestille ekstra uttak og kraftforsyning ved påmelding. Utenom messens åpningstid er kraftforsyning til den enkelte stand normalt frakoblet. Behov for kontinuerlig strøm må bestilles hos Volda Bilmesse. For arealer benyttet til utstillinger, messer og andre tidsbegrensede virksomheter gjelder ”Forskrift om elektriske lavspenningsanlegg” med veiledning, fastsatt 6/11- 98. Forskriften sier at alt meldepliktig arbeid skal foretas av autorisert installatør. Prefabrikkerte utstyrsenheter eller anlegg som medbringes av utstilleren og ønskes tilkoblet, skal tilfredsstille gjeldene forskrifter på det sted utstyret tilkobles. Utstyr som tilkobles skal tilfredsstille EMC-direktivet og være CE-merket. Før elektrisk utstyr hos den enkelte utstilleren settes i drift og tas i bruk, skal utstyret kontrolleres for feil og mangler av utstilleren.
29. VANN OG AVLØP
Vann og avløp til stands er ikke mulig uten etter spesiell bestilling, og det nødvendige installasjonsarbeidet må utstillerne selv bekoste. Tilkobling til messens faste opplegg og fremføring av rørledning til stands kan bare foretas av messens faste rørlegger. Melding om vann og avløp på påmeldingsskjemaet betraktes bare som en forhånds orientering. Det er ikke tillatt å slippe ut ulovlige stoffer (glycol, olje etc.) i avløpsnettet.
30. TRYKKLUFT
Volda Bilmesse skaffer trykkluft etter spesiell bestilling. Utstillerne har ikke anledning til å bruke egen kompressor uten på forhånd å ha fått skriftlig tillatelse fra Volda Bilmesse.
31. TELE- OG DATATJENESTER SAMT TV-UTTAK
Wifi og internett tilknytning er fritt tilgjengelig i hallen og passord for tilkopling vil bli delt ut til den enkelte utstiller. Volda Bilmesse har overfor utstilleren ikke noe ansvar for beskyttelse mot datavirus e.l. Utstilleren må derfor selv treffe nødvendige tiltak for å verne sitt eventuelle datautstyr mot dette i forbindelse med utstillingen.
32. WLAN – TRÅDLØST NETTVERK
Etablering av eget trådløst nettverk på standen / i messehallen kan forstyrre Volda Bilmesse sitt trådløsenettverk og må derfor på forhånd godkjennes i hvert enkelt tilfelle. Trådløst nettverk som er satt opp uten tillatelse fra Volda Bilmesse vil kunne bli frakoblet datalinjen uten forvarsel, og eventuelle tap for andreutstillere eller Volda Bilmesse vil bli belastet angjeldende utstiller.
33. VEDERLAG FOR BRUK AV INNSPILT MUSIKK
Åndsverkloven § 45b angir med virkning fra 1/7-2001 en plikt til å betale vederlag til musikere/artister og plateselskaper når deres innspillinger blir offentlig fremført. Dette gjelder avspilling av CD, radio, TV,MP3fil m.m. i for eksempel messehaller og på stands. Dersom det brukes innspilt musikk i forbindelse med messehall eller på stands, skal det betales vederlag for den perioden man bruker innspilt musikk. For å tegne avtale med Gramo kan man gå inn og laste ned avtalen på www.gramo.no. Avtalen kan sendes til Gramoper post eller faks 22 00 77 78. For ytterligere informasjon om Gramo og vederlagsplikten, ta direkte kontakt på tlf 22 00 77 97.
34. DEMONSTRASJONER – VIS HENSYN
Fremvisning av slides og film, avspilling av lyd, fremføring av levende musikk/underholdning, kjøring av maskiner, utdeling av smaksprøver og demonstrasjoner/auksjoner som forårsaker stor sammenstimling av mennesker vil bare bli tillatt hvis naboer ikke forhindres eller forstyrres, og forutsatt at vanlige sikringsbestemmelser og eventuelle offentlige tillatelser overholdes. Eventuelle klager rettes til arrangøren,som har avgjørende myndighet. Slike stands må planlegges slik at det gir plass til publikum inne på standen.Ved sammenstimling som hindrer passasje av gangsoner/rømningsveier forbeholder Volda Bilmesse seg rett til å avbryte eller tidsbegrense demonstrasjoner etc. Bruk av stands til å fremme synspunkter som faller utenfor utstillingens formål er ikke tillatt. Bruk av stemmeforsterkere eller vanlig mikrofon må på forhåndgodkjennes av arrangøren. Projeksjon må kun vises på egen stand. Plakater o.l. kan ikke settes opp utenfor egen stand. Utdeling av brosjyrer eller annet reklamemateriell må kun skje på egen stand.
35.SMAKSPRØVER
Utdeling av smaksprøver eller fremstilling av mat på standen er avhengig av godkjennelse fra Mattilsynet. Utstilleren må selv sende meldeskjema til Mattilsynet (postmottak@mattilsynet.no. Skjema for kortvarig omsetning av mat/næringsmidler fylles ut. Skjema kan lastes ned fra www.mattilsynet.no. Kopi av bekreftet melding skal forefinnes på standen.
36. SALG AV MAT OG DRIKKE
Salg av mat og drikke, for nytelse på stedet, er ikke tillatt uten skriftlig tillatelse fra Volda Bilmesse.
37. ALKOHOLSERVERING FRA STANDS
Det er ikke tillatt for utstillere å servere alkohol på Volda Bilmesse.
38. KJÆLEDYR
Av hensyn til allergikere er det ikke tillatt å medbringe kjæledyr i messehallen.
39. FOTOGRAFERING M.V.
Utstillere og gjester har ikke anledning til å fotografere noen stand på utstillingen uten forutgående samtykke fra vedkommende utstiller. Volda Bilmesse har rett til å fotografere, foreta lydopptak, og/eller filmopptak av stands, produkter, budskap, presentasjoner personer eller annet som representerer utstilleren,eller som utstilleren viser under utstillingen. Volda Bilmesse har rett til fritt å benytte bilder og opptak som nevnt i sin egen markedsføring, i informasjonsmateriell m.v.
40. FORCE MAJEURE O.L.
Omstendigheter som Volda Bilmesse ikke selv råder over, slik som avbrudd i leveranse av strøm, vann,varme, kjøling, tele- og datalinjer o.l., samt situasjoner som kan betegnes som force majeure, medfører ikkerett for utstilleren til å kreve erstatning, refusjon av standleie, utstyrsleie e.l.
